Berichte regelmäßig als PDF verschicken

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Ursprünglich waren Google Data Studio Berichte gedacht als interaktive Reports. Die Verwendung von Steuerelementen ermöglichen dem Betrachter, schon einige Fragen selbst zu beantworten durch Nutzung der Filtersteuerung, Zeitraumsteuerung und Datenkontrolle.

Aufgrund der starken Nachfrage gibt es nun die Möglichkeit, Dashboards regelmäßig automatisch als PDF-Dokument zu versenden. Damit kannst du deine Kollegen oder Kunden versorgen, was eine gute Ergänzung zu den interaktiven Berichten und Dashboards darstellen kann.

So verschickst du Berichte regelmäßig automatisch als PDF

Gehe hierzu auf „Bericht teilen“ und dann auf „E-Mail-Zustellung planen“.

Google Data Studio: Berichte regelmäßig automatisch als PDF verschicken Google Data Studio: Berichte regelmäßig automatisch als PDF verschicken

Nun kannst du die E-Mail-Zustellung für diesen Bericht planen.

Gebe den Empfänger (E-Mail-Adresse) ein sowie den Beginn der geplanten E-Mail-Zustellung. Sodann den Wiederholungs-Rhythmus: täglich, wöchentlich zu einem bestimmten Wochentag, monatlich oder jeweils zu einem bestimmten Tag des Monats.

Custom Visualizations Templates der Google Data Studio Report Gallery

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Um die benutzerdefinierten Vorlagen in der Google Data Studio Report Galerie nutzen zu können, musst du Data Studio den Zugriff für Community-Visualisierungen erlauben. Ich zeige dir, wie das geht.

In der Google Data Studio Report Galerie https://datastudiogallery.appspot.com/gallery stellt Google kostenlos Vorlagen zur freien Verfügung. Hier findest du eine große Auswahl kostenloser Berichte und Dashboards für vielfältige Anforderungen.

In der Kategorie „Custom Visualizations“ https://datastudio.google.com/gallery?category=visualization findest du Community-Visualisierungen. Es handelt sich hierbei um Diagramme und Tabellen, welche von Entwicklern erstellt wurden für spezielle Anwendungsfälle.

Gerne möchte ich dir ein paar Beispiele auflisten:

  • Sunburst Visualisierung mit Drill-Down
    In einem Sunburst-Diagramm wird die Hierarchie durch eine Reihe von Kreisen dargestellt. Die höchste Hierarchie-Ebene befindet sich im Zentrum, die niedrigste ganz außen.
  • Sankey Diagramm
    Ein Sankey-Diagramm ist ein spezielles Fluss-Diagramm mit mengenproportional breiten Pfeilen, zur Visualisierung von Energieflüssen oder Mengenströmen
  • Schlagwortwolke (Tag Cloud)
    Eine Schlagwortwolke zeigt eine Liste von Schlagwörtern an. Diese werden je nach Gewichtung unterschiedlich groß oder besonders hervorgehoben dargestellt.

Custom Visualization Templates für Google Data Studio Berichte

Zugriff für Community-Visualisierung erlauben

Zur Nutzung dieser Visualisierungen musst du in Google Data Studio den Zugriff für Community-Visualisierungen erlauben. So geht’s:

Unter „Ressource – Hinzugefügte Datenquellen verwalten“ klickst du auf „Bearbeiten“ der Datenquelle, welche du für die Visualisierung nutzen möchtest. Und dort schaltest du die Community-Visualisierungen „ein“.

Google Data Studio: Daten von dieser Datenquelle mit Hilfe von Community-Visualisierungen angezeigen

Hole dir Templates aus der Google Data Studio Report Gallery

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Die Google Data Studio Report Galerie https://datastudiogallery.appspot.com/gallery wird kostenlos von Google zur Verfügung gestellt. Hier findest du Berichte und Dashboards mit Beispieldaten zur freien Verfügung. Diese kannst du einfach heruntergeladen und mit deiner eigenen Datenquelle verbinden. Ich finde es hilfreich und inspirierend, mir Anregungen in der Google Data Studio Gallery zu holen.

Sobald du dir eine Vorlage heruntergeladen hast, kannst du eine Kopie erstellen und verbindest diese mit deiner eigenen Datenquelle. Durch diese Vorgehensweise bist du automatisch Inhaber des neuen Reports und kannst Änderungen und Ergänzungen nach eigenen Vorstellungen vornehmen. Du kannst Anpassungen an Design und Layout vornehmen, zusätzliche Diagramme und Tabellen hinzufügen oder auch einzelne Elemente löschen.

Aufgrund der Vielzahl der Vorlagen hat Google diese nach Kategorien unterteilt: Featured, Marketing Templates, Community, Custom Visualizations.

Google Data Studio Tipp: Templates aus der Report Gallery

4 Schritte zum erfolgreichen Dashboard

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Um ein gutes Dashboard erstellen zu können, bedarf es einer Menge an Vorarbeiten. Folgende 4 Schritte sind meiner Erfahrung nach die Voraussetzung für ein erfolgreiches Dashboard.

Bedenke dabei, dass die nötigen Vorarbeiten und Abklärungen mindestens genauso viel Zeit in Anspruch nehmen wie die eigentliche Erstellung des Dashboards.

Vorarbeit: Die einzelnen Schritte

Bevor du beginnst das eigentliche Dashboard zu erstellen, solltest du folgende Fragen abklären:

  • Wer ist der Empfänger?
    Welche Fragen hat er? Welche Informationen benötigt er? Denn jeder hat vor allem Interesse daran, seinen eigenen Bereich zu verbessern. Daher sind für jeden Empfänger auch unterschiedliche Daten wichtig. Ausschlaggebend für ein Dashboard sind auch die Fragen: Wie groß ist das Datenverständnis des Empfängers? Muss ich vielleicht die Messwerte umbenennen, damit sie für die Empfänger besser verständlich werden?
  • Was ist der Zweck des Dashboards?
    Jedes Dashboard benötigt eine klare Zielsetzung: Warum soll dieses Dashboard erstellt werden? Was soll damit erreicht werden? Grundsätzlich soll jedes Dashboard Erkenntnisse liefern, um weitere Schritte zu planen.
    Ein Ziel könnte sein, einen Überblick über die wichtigsten Metriken zu erhalten.
    Ein weiteres Ziel könnte sein, die Daten einem größeren Nutzerkreis zur Verfügung zu stellen, welcher kein Know-How und keinen Zugang zu den Ursprungsquellen hat.
  • Daten und Messwerte
    Welche Daten sind relevant zur Messung der Hauptmarketingziele und sollen dargestellt werden? Mit welchen Metriken kann ich unseren Erfolg messen? Welche Filter und Segmente benötige ich? Welcher Auswertungszeitraum ist sinnvoll? In welchem Zeitraum kann ich Veränderungen und Trends gut erkennen und regulierend eingreifen?
  • Datenquellen
    In welchen Datenquellen finde ich die benötigten Informationen? Die aktuell meist genutzten Datenquellen für ein Marketing-Dashboard sind Google Analytics und die Google Search Console. Ist für den Dashboard-Ersteller ein Zugang zu diesen Datenquellen vorhanden?

Wenn du diese Punkte geklärt hast und die notwendigen Informationen zusammengetragen hast, dann wird es wesentlich einfacher für dich ein Dashboard zu erstellen, das dir wirklich weiterhilft.

Tipp:

Nachdem du das Dashboard erstellt hast, ist der Empfänger dran: Er prüft das Dashboard und nimmt es ab! Folgen Fragen helfen ihm dabei:

  • Sind alle wichtigen Informationen enthalten?
  • Ist alles verständlich dargestellt und gut aufbereitet?
  • Wird es dem Empfänger helfen, Entscheidungen zu treffen?

Google Data Studio Tipp: Wichtige Punkte vorab klären

Monitoring Dashboard erstellen

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Um einfach und effektiv wichtige Daten zu überwachen, solltest du dir in Google Data Studio spezielle Monitoring Dashboards erstellen.

Die wichtigsten Daten im Blick

Monitoring Dashboards können für verschiedene Bereiche genutzt werden. Du kannst dir ein Dashboard nach eigenen Bedürfnissen zusammenbauen, so dass du genau die für dich wichtigen Daten im Blick hast. Durch die visuellen Darstellungsmöglichkeiten sind Ausreißer schnell erkennbar. Spezielle Filter- und Segmenteinstellungen müssen nur einmalig angelegt werden und sind regelmäßig nutzbar.

Monitoring neuer Kunden

Ich nutze ein Monitoring-Dashboard für neue Kunden. Dieses besteht mittlerweile aus über 15 Seiten, in welchen ich mir einen schnellen Überblick über die generelle Einrichtung in Google Analytics verschaffen kann. Ich sehe die in Google Analytics getätigten Einrichtungen. Sind Ziele eingerichtet? Was läuft gut? Wo gibt es Probleme?

In dieses Monitoring-Dashboard sind viele, teils komplizierte Formeln und Funktionen eingebaut, welche ich immer wieder nutzen kann.

Qualitätssicherung mit Dashboard

Bei langfristiger Zusammenarbeit nutze ich ein Monitoring-Dashboard zur Qualitätssicherung. Mit dessen Hilfe überwache ich monatlich, ob die wichtigsten Daten in Google Analytics noch sauber einlaufen. Wenn viele verschiedene Personen im Google Tag Manager und in Google Analytics zusammenarbeiten, dann können versehentlich Veränderungen vorgenommen werden, welche weitreichende Auswirkungen haben. So kann es sein, dass manche Zählungen nicht mehr funktionieren. Und das passiert leider sehr häufig.

Hier ein Beispiel für ein Monitoring-Dashboard:

Google Data Studio Tipp: Monitoring Dashboard einrichten